Um das Thema Künstliche Intelligenz zielgerichtet und verlässlich in Personalabteilungen zu verankern, haben der Interim-HR-Spezialist Wolkenrot und der KI-Experte UnchAIned gemeinsame Sache gemacht und einen Visionsprozess inklusive dahinter liegendem KI-Baukasten entwickelt: Entstanden ist „Jeannie“, eine KI-Agentin, mit der oft langwierige HR-Prozesse wie On- und Offboarding in Zukunft intelligent zwischen Mensch und Maschine aufgeteilt werden können.
„Unser Ziel war es, Unternehmen genau dort abzuholen, wo es im Personalprozess am meisten schmerzt – und mit unserer HR-Expertise und KI-Unterstützung eine zukunftsfitte Lösung anzubieten“, erklärt Anita Stadlmann, CIFO bei Wolkenrot.
„Jeannie“: Prozessdenken trifft Technologie
Administrative und repetitive Aufgaben nehmen in HR-Abteilungen oft rund die Hälfte der Arbeitszeit ein. Als Antwort auf diese Herausforderung entwickelten Wolkenrot und UnchAIned in nur sechs Monaten ein anpassbares Tool, das Unternehmen erlaubt, ihre HR-Prozesse von Grund auf neu zu denken.
Ausgangspunkt bei „Jeannie“ ist ein Visionsprozess: Wolkenrot bringt dafür Erfahrung in operativen Prozessen mit. Das Unternehmen kann sich darauf konzentrieren, mit Unterstützung des Interim-HR-Netzwerks ihren idealen HR-Prozess – ohne Einschränkungen, sozusagen „von der grünen Wiese“ aus – zu definieren. Anschließend werden alle auftretenden Prozessschritte erfasst und gemeinsam definiert, welche Aufgaben eine Künstliche Intelligenz übernehmen kann und welche beim Menschen bleiben.
In einem zweiten Schritt folgt die Technologie: Die definierten HR-Aufgaben werden mit der Vielzahl von KI-Modellen am Markt abgeglichen. Daraus lassen sich die passenden technischen Bausteine für jeden Arbeitsschritt auswählen. Das dafür entwickelte Baukastensystem umfasst über 600 Bausteine. So entsteht ein individueller, passgenauer Prozess, den Standardlösungen nie abbilden könnten.
„Jeannie ist kein fertiges Produkt, sondern das Ergebnis eines Entwicklungsprozesses. Wir haben das erste Modellierungskit entwickelt, das definierte Aufgaben mit dem passenden KI-Modell zusammenbringt“, erklärt Richard Mohr, Geschäftsführer von UnchAIned.
Praxisbeispiel: Automatisierte Prüfung von Führerscheindaten
Ein Beispiel aus der Praxis: Beim Onboarding eines LKW-Fahrers erkennt „Jeannie“ automatisch, ob der hochgeladene Führerschein gültig ist – einer von vielen wiederkehrenden Prüfschritten, der bisher manuell erfolgte. So werden Routineaufgaben automatisiert, während HR-Teams mehr Zeit für persönliche Anliegen gewinnen.
Bis zu 80 Prozent Zeitersparnis
„Jeannie“ bringt Personalabteilungen bis zu 80 Prozent Zeitersparnis – während gängige KI-Lösungen im Durchschnitt etwa 30 Prozent Effizienzgewinn schaffen. Auch die Implementierung ist kompakt gehalten und auf Tempo ausgelegt: vier Wochen für den Visionsprozess, vier Wochen für den Prototyp. Danach wird „Jeannie“ individuell vom Unternehmen – und bei Bedarf mit interimistischer Begleitung von Wolkenrot – trainiert und optimiert.
Julie Gruber, CEO von Wolkenrot, weiß: „Übergestülpte HR-Prozesse und isoliert gedachte KI-Projekte scheitern oft. Wir setzen dort an, wo Unternehmen gerade stehen – und begleiten sie beim Aufbau von Know-how und Vertrauen in die Technologie.“
KI mit Augenmaß: Mensch bleibt im Mittelpunkt
Geeignet ist „Jeannie“ für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden – insbesondere dort, wo hohe Fluktuation oder Wachstum zu komplexen HR-Prozessen führen. Besonders relevant ist der Ansatz für Bereiche mit starkem On- und Offboarding-Aufwand.
Während HR-Abteilungen sich laufend mit tausend Standardfragen konfrontiert sehen, bleibt oft wenig Zeit für jene Fälle, die Einfühlungsvermögen, individuelle Lösungen und Beratung erfordern. Genau hier bietet „Jeannie“ Entlastung, holt den Roboter aus dem Menschen und schafft Raum für das, was HR ausmacht: den Menschen.