Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Trends in der digitalen Arbeitswelt?
Zum einen sicherlich, dass immer mehr neue Anforderungen von Mitarbeitern kommen, wie digitales Arbeiten zu funktionieren hat. Wir erleben heute in den meisten Unternehmen drei Generationen, die alle andere Anforderungen haben. Wer mit WhatsApp und Instagram aufwächst, weist andere Kommunikationserfahrungen und Medienkonsum auf als jemand, der seit 20 oder 30 Jahren im Arbeitsleben steht. Wir sehen also ein heterogenes Umfeld an Geräten, Applikationen und Anforderungen, in dem neue Technologien auch neuen Bedarf wecken, denken wir nur an Smartwatches, Datenbrillen und virtuelle, digitale Assistenten. Es entsteht ein neuer Bedarf, wie man digitale Inhalte erstellt und konsumiert – anytime, any device, anywhere. Dazu gesellen sich Co-Working Spaces, Homeoffice-Szenarien und neue Applikationen, die man aus der Cloud bezieht. Und natürlich geht es um den Umgang mit Risiko, Stichwort: Datenschutz. Durch mehr Geräte und Applikationen bilden sich aber auch neue Angriffssektoren, die abgesichert werden müssen.
Oftmals sind die Mitarbeiter die größte Gefahrenquelle....
....aber zumeist nicht bewusst! Ich kenne einen Fall, bei dem ein mittelgroßer Maschinenbauer gezielt über als Handy-Ladekabel getarnte USB-Sticks attackiert wurde: Diese wurden auf dem Firmenparkplatz bewusst platziert, ein Mitarbeiter nimmt das Kabel mit, steckt den vermeintlichen USB-Stick unbewusst der Gefahren ein – und wenn man hier nicht ausreichend geschützt ist, steht das Tor dann offen. Mobiles Arbeiten birgt ebenfalls Risiken.
Und das führt mich zum vierten Punkt der derzeit bedeutendsten Entwicklungen: Wir brauchen neue, offene Organisationsformen und ein neues Mindset. Jedes Unternehmen ist heute ein digitales Unternehmen. Das heißt digitales Arbeiten ist heute in allen Organisationsformen präsent. Und wenn wir künftig noch stärker in der Gig-Economy arbeiten – beispielsweise in kleinen schlagkräftigen Teams, extern und intern überall arbeiten wollen, können und müssen – dann spielen Fragen wie Virtualität, Kollaboration und nicht alles physisch an einem Ort zu bündeln eine noch zentralere Rolle.
Agile Modelle bringen neue Anforderungen, etwa in der Plattform-Thematik mit sich. Sind die europäischen Betriebe wirklich reif für virtuelle Arbeitsräume?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten, der Entwicklungsgrad ist unterschiedlich. Aber generell lässt sich festhalten, dass es bei modernen Organisationsmodellen darauf ankommt, die bisher klassische Linienorganisation zu hinterfragen. Gerade in der IT oder in der Zusammenarbeit in kleineren Teams ist das von Bedeutung. Denn ein moderner digitaler Arbeitsplatz streift alle Bereiche, die wir früher linear organisiert hatten: Netzwerk, Infrastruktur, Mobile Working, Server, Security, kleinteilige Organisation, was auch immer – die Organisation muss sogar in HR abgebildet sein. Gemeinsames Arbeiten erfordert auch eine serviceorientierte Organisation.
Technologie ist eines, Organisationsform das andere. Wir sollen also künftig alle so innovativ arbeiten wie ein Start-up, aber sicher sein wie ein Enterprise Unternehmen. Wie geht das?
Indem wir netzwerkförmige Organisationsstrukturen aufbauen. So entstehen auf einmal ganz andere Erwartungshaltungen an den Arbeitsplatz. Arbeiten ist kein Ort mehr, sondern ein Zustand. Da stehen wir vielfach noch am Anfang. Aber wir müssen jetzt die Parameter festlegen, an denen wir uns orientieren können. Wir betreuten derzeit rund 5.000 Kunden. Viele Unternehmen haben den geräteunabhängigen digitalen Arbeitsplatz, der immer und überall verfügbar ist, noch nicht Realität werden lassen. Aber das Ziel, das Committment ist da, und das ist der erste wichtige Schritt. Manchmal braucht es da mehr Geschwindigkeit. So führen wir manchmal im öffentlichen Bereich immer noch Diskussionen, ob Homeoffice machbar ist – das gibt es in der Privatwirtschaft seit 10 Jahren und mehr. Jeder Organisation sollte klar sein, dass das Office heute nicht mehr das klassische Büro ist, sondern flexibel, Co-Working-Space, Wohnzimmer oder sogar im Liegen in der Company Lounge, etwa bei Medien- oder Technologie-Unternehmen. Da sind wir bei weitem noch nicht da, dass das zur Gänze eins zu eins Eingang gefunden hat. Aber die Sicht auf flexible Arbeitsplätze und Self-Service-IT hat ein großes Momentum bekommen: Also nicht eine E-Mail schicken oder anrufen, wenn es IT-Probleme oder Bedarf gibt, sondern ein App-Store-Feeling wie man es aus dem privaten Umfeld kennt. Die Entwicklung und Wahrnehmung der digitalen Interaktion zwischen Unternehmen und Mitarbeitern gewinnt zusehends an Bedeutung. Warum ist das so wichtig? Weil in Umfragen immer wieder festgestellt wird, dass viele Mitarbeiter nicht voll engagiert in ihrem Job sind bzw. nicht ihr volles wertschöpfendes Potential entfalten. Ich sage klar, dass dies auch mit den digitalen Möglichkeiten in den Unternehmen zusammenhängt. Der digitale Arbeitsplatz ist auch sinn- und identitätsstiftend gerade für jüngere Menschen. Hierdurch ist der digitale Arbeitsplatz zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil geworden.
Wo stehen wir denn in Österreich im internationalen Vergleich?
Es gibt progressive Länder, die aufgeschlossener sind, wie etwa die Niederlande – die sind sehr modern und sehr flexibel bei Arbeitsmodellen, Unternehmen und Mitarbeiter haben eine hohe Cloud-Affinität, Arbeitsplätze aus der Cloud sind Alltag. In Deutschland gibt es noch viele rechtliche und steuerrechtliche Hürden, etwa in Fragen zur Verwendung von eigenen digitalen Geräten. Darüber hinaus hat die DSGVO nicht dazu beigetragen, die Dinge zu vereinfachen. Hierfür braucht es clevere Sicherheitslösungen, um den Datenschutz im Unternehmen quasi unsichtbar für Mitarbeiter umzusetzen. Rechtliche Regularien sind wichtig und richtig, manchmal wünschte man sich aber etwas mehr Flexibilität bei der Nutzung und Anwendung. Beispiel WhatsApp im Unternehmenskontext: In Italien hat sich WhatsApp rasant weiterentwickelt und bietet auch Mehrwert für die Business-Kommunikation – man ist schneller und agiler. In Deutschland oder Österreich unterhalten wir uns zuerst über das Problem und finden gleich zu Beginn viele Gründe, warum wir Innovation nicht gleich zulassen können. Im Zuge von Digitalisierung und New Work würde ich mir wünschen, dass wir gerne mal mehr den „Build-Measure-Learn“-Produktansatz leben und früher starten bzw. experimentieren als gleich innezuhalten.
Planung ist doch nichts Schlechtes für Unternehmen, rechtliche Sicherheit wohl auch nicht?
Ich möchte da nicht falsch verstanden werden: Es geht nicht darum, jede Form von Planung zu vergessen. Aber man muss sich was trauen, in gewisser Unsicherheit zu starten. Kalkuliertes Risiko! Bei einer agilen Softwareentwicklung stelle ich mich auf das Unbekannte und die kontinuierliche Veränderung auf dem Weg zum Ziel ein. So sollten auch New Work-Initiativen im Unternehmen durchgeführt werden. Ich muss mich auf der Meta-Ebene fragen, wie viel Regulierung die Digitalisierung im Kontext von New Work wirklich braucht. Schlankere Prozesse und etwas weniger Regulierung werden da nötig sein. New Work, Gig-Economy, modernes Arbeiten – die Zeit im Büro von 9-5 Uhr ist ein antiquiertes Arbeitsmodell und wird künftig nur noch selten nötig sein.
Wie weit gediehen ist die neue digitale Arbeitswelt aus Ihrer Sicht im Forschungs- bzw. Hochschulbereich?
Da gibt es ganz hervorragende Beispiele. In Österreich zählt die Universität Wien zu unseren Kunden, wir betreuen auch Kliniken und Universitätskliniken, in Deutschland etwa die Charité in Berlin, das Universitätsklinikum Bonn und Jena oder das Krebsforschungszentrum in meiner Heimatstadt Heidelberg. Da haben wir alle Geschmacksrichtungen und Entwicklungsstufen. Die Uni Wien setzt beispielsweise stark auf moderne Arbeitsformen mit Fokus auf Studierende. Wie kann man etwa Studierenden einfache App-Zugriffe sicher und von überall bereitstellen? Da gibt es smarte Lösungen zur Nutzung von Uni-Software. Im Krebsforschungszentrum Heidelberg wird stark auf die Mac und iPhone-Nutzung gesetzt, da die Mitarbeiter genau dies fordern. Das bringt viel Freude für die User, aber sorgt wegen hoher Artenvielfalt bei digitalen Arbeitsplätzen für ganz neue Anforderungen in der IT und die werden gut gemeistert. Es gibt aber auch Institutionen im Gesundheitswesen, die organisatorisch noch in den 1970er-Jahren gefangen zu sein scheinen und mit analogen, papierbasierten Modellen und Laufzetteln arbeiten. Hier gibt es viel Nachholbedarf. Es gibt aber auch bei öffentlichen Auftraggebern sehr positive Beispiele wie das Landratsamt Karlsruhe (vergleichbar einer Bezirkshauptmannschaft, Anm.), das hochautomatisierte Prozesse inklusive Apps leben, wo Mitarbeiter sich selbstständig und bedarfsgerecht IT-Leistungen bestellen, genehmigt- und ausgeliefert bekommen. Der Automatisierungsgrad ist beeindruckend – da kann sich mancher aus der Privatwirtschaft eine Scheibe abschneiden. Aber ein Punkt ist sicherlich wichtig, wenn es um Forschungsinstitutionen geht: Gerade im F&E-Bereich ist ein enormes Potenzial für modernstes Arbeiten – etwa über Künstliche Intelligenz – vorhanden. Es muss aber auch genutzt werden.
